Gitmeden Önce Yapılacak İşlemler - SMS

Öğrenim Hareketliliği için Hak Kazanan Öğrencilerin Yapması Gereken İşlemler

İLK ADIM

Erasmus Ofisi hareketliliğe hak kazanan öğrencilerin bilgilerini karşı kuruma bildirecektir(Official Nomination). Bu bildirim size de elektronik posta aracılığıyla yapılacak ve karşı kuruma başvuru süreciniz başlayacaktır.

HAREKETLİLİĞE HAK KAZANAN ÖĞRENCİNİN SORUMLULUKLARI

• Öğrencinin hak kazandığı ilan edildikten sonraki süreç kendi sorumluluğundadır.
• Gidilecek Üniversitenin akademik takvim, dersler, barınma olanakları, son başvuru tarihleri, istenen belgeler, dil yeterlilikleri vs. hakkında bilgi edinilmelidir.
• Gidilecek üniversitenin belli bir dil yeterlilik belgesi/seviyesi isteyip istemediği mutlaka araştırılmalıdır. İsteniyorsa bu belge de edinilmelidir.
• Öğrenci, dönem başında Trakya Üniversitesi’nde öğrencisi olduğu ilgili bölümde kaydını yenilemeli, harç ödemesi gerekiyorsa harcını yatırmalıdır. Erasmus değişim öğrencisi, gideceği üniversiteye herhangi bir kayıt yada harç ücreti ödemez. Ancak gidilecek kurum, kendi öğrencilerinden talep ettiği kayıt ve harç ücreti harici küçük meblağlı ödemeleri Erasmus öğrencilerinden de talep edebilir. Bu çeşit ödemelere örnek spor tesisleri abonelik ücreti, ulaşım ücreti olabilir.

GİDİLECEK ÜNİVERSİTEYE BAŞVURU (Application Form)

Bölüm Koordinatörünüzün yardımıyla gitmeyi düşündüğünüz yükseköğretim kurumunun Erasmus web sayfasından başvuru bilgilerini inceleyiniz. Gideceğiniz kurum ile iletişime geçerek başvuru işlemleri için istenen belgeleri temin ediniz. Kurumun başvuru formuna ulaşınız. (Application Form). Ev sahibi kurum sizden başvuru formunun yanı sıra  konaklama formu, İngilizce not belgesi, öğrenci belgesi vb isteyebilir. Formları eksiksiz doldurunuz. Başvuru formu (Application Form) gideceğiniz üniversitenin sitesinde bulunmayabilir, bu durumda gerekli belgeler bölümünden Başvuru Formunu doldurunuz.

ÖĞRENİM ANLAŞMASI (Learning Agreement)

Erasmus Bölüm Koordinatörlerinizle birlikte yurtdışında alacağınız dersleri seçmeniz ve  Learning Agreement Formuna yazmanız gerekmektedir.   Ders seçimi yapılırken 1 dönem için 30, 1 yıl için 60 AKTS kredisi hedeflenmelidir. Karşı kurumda alınacak dersler ile Trakya Üniversitesinde öğrencinin almak zorunda olduğu dersler arasında birebir benzerlik aranmaz, kredilerin ve içeriklerin benzer yada birbirine yakın olması beklenmektedir.

AKADEMİK TANINIRLILIK BELGESİ (Recognition Sheet)

Karşı kurumdan alınan derslerin,  ilgili sömestre ait derslerle eşleştirilmesi yapılacaktır. Bu belge Bölüm başkanınız, Erasmus Bölüm Koordinatörünüze imzalatılmalı bir başka deyişle alınacak derslerin uygunluğu onaylatılmalıdır.

KABUL MEKTUBU (Acceptance Letter)

Karşı kurumun talep etmiş olduğu başvuru belgeleri talep edilen şekilde karşı kuruma ulaştırıldıktan sonra kurum size kabul belgesi gönderecektir. Bu belge sizden vize başvurunuz esnasında istenecektir. Belgenin bir kopyasını Erasmus Ofisine teslim etmelisiniz.

KONAKLAMA YERİNİN BELİRLENMESİ (Accomodation)

Öğrenciler gidecekleri kurum ile  iletişime geçip konaklama imkânları hakkında bilgi almalıdırlar.

PASAPORT (Passport)

Konsolosluklar öğrencilerden genelde en az 1 yıl geçerliliği bulunan pasaport talep etmektedirler fakat bazı ülkeler daha uzun geçerliliği bulunan pasaportlar da talep edebilmektedir.  Örneğin Bulgaristan asgari 2 yıl geçerli pasaport istemektedir. Gideceğiniz ülkenin konsolosluklarından bilgi alınız. Ülkelere göre farklılık gösterebilir.

10 Şubatta Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren kanun ile  " Yükseköğretim kurumlarında öğrenim/eğitim görmekte olan 25 yaşını doldurmamış aktif öğrenci durumunda bulunanlar illerde bulunan pasaport birimlerine müracaat ederek 25 yaşına kadar geçerli pasaport alabileceklerdir.

25 yaşından büyük olan öğrencilerimiz 1 yıl geçerli harçsız pasaport alabilmek için Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına dilekçe ile başvurup gerekli resmi yazıyı talep etmelidirler.

Pasaport işlemleri için İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğü'ne  “ https://randevu.nvi.gov.tr/#/nvi/anasayfa ” web sayfası üzerinden randevu aldıktan sonra aşağıdaki belgeler ile başvurmanız gerekmektedir.

• 2 adet biyometrik fotoğraf
• Nüfus Cüzdan Fotokopisi
• Öğrenci Belgesi (Islak imzalı Öğrenci İşlerinden ve E-devlet sistemi üzerinden)
• Pasaport defter harcı yatırıldığına dair dekont.
• Varsa eski pasaportunuz.

KONSOLOSLUĞA VERİLMEK ÜZERE VİZE YAZISI ( Letter of Visa)

Karşı kurumdan kabul mektubunuz geldikten sonra Erasmus Öğrencisi seçildiğinize ve hibe alacağınıza dair Erasmus Ofisinden alacağınız bir belgedir.  Vize işlemleriniz sırasında bu belge gerekecektir. Ofise teslim ettiğiniz kabul belgesi üzerindeki tarihlere göre düzenleneceği için, kabul belgesi olmayan öğrencilere bu belge verilemeyecektir.

VİZE (Visa)

Gidilecek ülke için vize almanız gerekebilir ve her ülkenin vize koşulları farklıdır. İlgili konsolosluklardan vize başvuru gereklilikleri hakkında bilgi alınız. Genellikle tüm öğrenciler aynı süreler içerisinde vize başvurusu yaptığı için başvuruların sonuçlanması beklenenden uzun sürmektedir. Bu yüzden vize için erken başvurmak çok önemlidir.

SAĞLIK SİGORTASI (Health Insurance)

Öğrencilerin gitmeden önce, seyahat ve orada kalacağı dönemi kapsayan sağlık sigortası yaptırması gerekmektedir. Bu sigorta vize işlemleri sırasında da gerekli olmaktadır. Öncelikle gidilecek ülkenin Konsolosluğu ile irtibata geçip ne tür bir sigorta istedikleri öğrenilmelidir. Vize için zaman zaman farklı koşullarda sigorta istenmektedir. Vize için gerekli olmasa bile seyahat, sağlık sigortası yaptırılması yurt dışında bulunduğunuz süreçte korunur olmanız açısından gereklidir. Bir fotokopisi gitmeden önce Erasmus Ofisi’ne bırakılmalıdır.

İstenen sigorta "Seyahat Sağlık Sigortası" DEĞİLDİR. Geçerli Sağlık Sigortaları için: TIKLAYINIZ

Not: Bazı ülkeler kendi belirledikleri sigorta poliçelerini istemektedirler. Bu gibi durumlarda sizden talep edilen sigortayı yaptırmanız vize almanızı kolaylaştıracaktır.

BANKA HESABI (Bank Account)

Ziraat Bankası'ndan vadesiz avro hesabı açtırınız.

ÖĞRENCİ HAREKETLİLİK SÖZLEŞMESİ (Grant Contract)

Hibeli yada hibesi hareketlilikten yararlanan tüm öğrenciler gitmeden önce Erasmus Ofisi tarafından hazırlanacak  Erasmus Öğrenci Sözleşmesini imzalayacaklardır.  Sözleşme iki kopya halinde hazırlanır, bir kopya Erasmus Birimi’nde,  bir kopya da öğrencide kalır.

Sözleşmenin imzalanabilmesi için aşağıdaki belgelerin Erasmus Ofisine teslim edilmesi gerekmektedir.

• Kabul Belgesi
• Learning Agreement for Study/ Öğrenim Ders Protokolü
• Recognition Sheet/ Akademik Tanınma Belgesi
• Ziraat Bankası vadesiz avro hesap bilgileri
• Vize sayfasının fot.
• Geçerli sağlık sigortası fot. 

ÇEVRİMİÇİ DİL DESTEĞİ: (Online Linguistic Support)

Öğrenim veya staj hareketliliği gerçekleştirmek için seçilmiş öğrenciler, faaliyetlerine başlamadan önce ve faaliyetlerini tamamladıktan sonra ayrı ayrı olmak üzere, Çevrimiçi Dil Desteği Sistemi üzerinden sınav olurlar. Faaliyet öncesi ve sonrası yapılan sınavlar öğrencinin faaliyetleri süresince dil yeterliliklerinde meydana gelen değişimi gözlemlemek amacıyla yapılmaktadır. Her iki sınava da girmek zorunludur.  Katılımcılar sınavdan aldıkları sonuçlara göre 22 farklı dilde (English, French, German, Dutch, Italian, Spanish, Polish, Czech, Danish, Greek, Portuguese, Swedish, Bulgarian, Croatian, Hungarian, Romanian, Slovak, Finnish, Estonian, Latvian, Lithuanian, Slovenian)  kurs alabileceklerdir.

Sınava Nasıl Gireceğim?

Çevrimiçi Dil Sınavı hibe sözleşmesi imzalanmadan önce tamamlanmalıdır. Sınava ulaşabilmeniz için Erasmus Ofisi mail adreslerinizi sisteme tanımlayacak ve e-postalarınıza sınav linkinin gönderilmesini sağlayacaktır. Sınav kayıt linki mailinizde junk/spam/gereksiz kutusunda da düşebilir, kontrol ediniz.  

Sınav linki e-postanıza geldikten sonra kişisel bilgileriniz ve faaliyet bilgileriniz ile birlikte sisteme kayıt olduktan sonra sınava geçebilirsiniz.  Faaliyet başlangıç ve bitiş tarihlerini doğru yazdığınıza emin olunuz. İkinci dil sınavı belirttiğiniz faaliyet/hareketlilik bitiş tarihine göre e-postanıza otomatik olarak gelecek ve sınav süreniz başlayacaktır.

Önemli Uyarı: Dönem uzatan katılımcıların, kendi OLS hesaplarına giriş yaparak faaliyet sürelerini güncellemeleri gerekmektedir.

Dil Kursuna Nasıl Ulaşabilirim?

Verimli bir Erasmus süresi geçirmelerine yardımcı olmak için katılımcılara, dil sınavı sonuçlarına göre dil kursu tanımlanabilmektedir.

• B1 ve daha düşük sonuç alan öğrencilere, sınava girdikleri dilde kurs sistem tarafından otomatik olarak tanımlanır.
• B2 ve daha yüksek sonuç alan adayların dil kursu almaları taleplerine bağlıdır. Diğer taraftan bu katılımcılar OLS sınav dilinden farklı olarak öğrenim görecekleri ülkenin dilinde kurs alabilirler. Kurslar Erasmus Ofisi tarafından tanımlanacaktır. Kurs talep etmeniz halinde lütfen Erasmus Ofisi ile iletişime geçiniz.    

Gidilecek Kurumların düzenlediği dil kurslarına katılabilir miyim?

Öğrencilerimiz, gidecekleri üniversitelerce / kurumlarca düzenlenecek yabancı dil kurslarından yararlanabilirler. Eğer söz konusu kursun tarihi faaliyet dönemi öncesindeyse, bu kurs için de davet mektubu ve katılım belgesi almak kaydıyla, erken gidilen dönem için hibe desteği alabileceklerdir.

 Erasmus+ Online Linguistic Support